Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Etkinlik Aydınlatma Metni

KONYA GIDA VE TARIM ÜNİVERSİTESİ

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN

ETKİNLİK AYDINLATMA METNİ

Doküman No.

Revizyon Tarihi/No

KVK-26

Veri İşleme Faaliyeti: Etkinliklerin Planlanması

İşlenen Kişisel Veriler

Kimlik Bilgisi

·     Ad-Soyadı

·     T.C. Kimlik Numarası

·     İmza

İletişim Bilgisi

·     E-Posta Adresi

·     Cep Telefonu Numarası

Öğrenim ve Mesleki Durumu Bilgileri

·      Mezun Olunan Kurum/Fakülte/Bölüm Bilgisi

·     Bünyesinde Çalışılan Kurum Bilgisi

Diğer

·     Özgeçmiş Bilgileri

·     Kazanılan Yarışma/Ödül vb. Başarı Bilgisi

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·         Seminer/Konferans/Sempozyum/Toplantı Gibi Etkinliklerin Planlanması Ve Düzenlenmesi,

·         Etkinlik Alan, Konu ve İçeriklerinin Belirlenmesine İlişkin Olarak Konuşmacılarla İstişare Edilmesi,

·         Konuşmacılarla İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Etkinliğe İlişkin Bilgilerin Güncel Tutulması,

·         Etkinlik Kayıtlarının Oluşturulması ve Davet Gönderilmesi

·         Etkinliklerin İlgililere Üniversite İnternet Sitesi Veya Sosyal Medya Mecraları Veyahut E-Posta Kanalıyla vb. Kanallarla Duyurulması,

·         Üniversitemizin ve Üniversite Bünyesinde Düzenlenen Etkinliklerin Tanıtım Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

·         Üniversite Bünyesinde Düzenlenen Etkinliklere İlişkin Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Etkinliklerin Sanal/Çevrim İçi Platformlarda Gerçekleştirilmesi Halinde Kullanılan Uygulama Ve Platformlara Girişin Sağlanması Ve Yönetilmesi

·         Üniversitemizin ve Üniversite Bünyesinde Düzenlenen Etkinliklerin Tanıtım Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Üniversite Bünyesinde Düzenlenen Etkinliklere İlişkin Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kimlik ve iletişim verileriniz Üniversite tarafından yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

·       Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının c bendinde belirtilen; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması;

Öğrenim ve mesleki durumunuza ilişkin ve diğer verileriniz,

·       Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının f bendinde belirtilen; i̇lgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

hukukî sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Ad-soyadı, e-posta adresi, öğrenim ve mesleki duruma ilişkin kişisel verileriniz ise ayrıca;

·       Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının d bendinde belirtilen; ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması;

hukukî sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz çeşitli iletişim kanallarıyla tarafımıza iletmiş olduğunuz basılı ve elektronik belgeler, özgeçmiş belgeleri ve ayrıca ad-soyadı, e-posta adresi ve öğrenim ve mesleki duruma ilişkin kişisel verileriniz çeşitli sosyal medya platformları ve internet sitelerinde halihazırda tarafınızca paylaşılmış bilgilerin elde edilmesi vasıtasıyla toplanmaktadır.

Veri İşleme Faaliyeti: Etkinliklerin Gerçekleştirilmesi

İşlenen Kişisel Veriler

Görsel ve İşitsel Kayıt Verisi

·       Fotoğraf

·       Video

·       Ses Kaydı

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·       İçeriklerin ve Görsel Kayıtların Oluşturulması Ve Saklanması

·       Görsel Kayıtların İlgililere Üniversite İnternet Sitesi Veya Sosyal Medya Mecraları Veyahut E-Posta Kanalıyla vb. Kanallarla Duyurulması

·       Etkinliklere İlişkin Kayıtların Sosyal Medya Platformlarında Yayınlanması

·       Üniversitemizin ve Üniversite Bünyesinde Düzenlenen Etkinliklerin Tanıtım Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·       Üniversite Bünyesinde Düzenlenen Etkinliklere İlişkin Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukukî Sebepleri

Görsel ve işitsel kayıtlara ilişkin kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından aşağıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

• Kanun’un 5. maddesinin 1. fıkrasında belirtilen; açık rıza  hukukî sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz kamera ve fotoğraf makineleri vasıtasıyla toplanmaktadır.

Veri İşleme Faaliyeti: Finans ve Muhasebe İşlemlerinin Yürütülmesi

İşlenen Kişisel Veriler

Ödeme Bilgileri

·       Ücret Bilgisi

·       Banka Adı/Şubesi

·       Hesap Numarası

·       IBAN Numarası

·       Masraf Bilgisi

·       Fatura/Makbuz Bilgisi

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·         Etkinliklerde Konuşmacı Olarak Yer Alan Kişilere Ücret Ödeme İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi

·         Etkinlik Konuşmacılarının Ulaşım Ve Konaklama Süreçlerinin Yürütülmesi Ve Gerekli Masrafların Karşılanması

·         Banka Kanalıyla Ödemelerin Yapılması

·         Muhasebesel İşlemlerin Yürütülmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Ödeme bilgilerine ilişkin kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından aşağıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

·          Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının c bendinde belirtilen; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukukî sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz dekontlar, faturalar ve banka döküm belgeleri vasıtasıyla toplanmaktadır.

Veri İşleme Faaliyeti: Üniversite Yerleşkesinin Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

İşlenen Kişisel Veriler

Fiziksel Mekân Güvenliğine İlişkin Veriler

Etkinliklerin Fiziken / Yüz Yüze Gerçekleştirilmesi Halinde;

·       Görsel Kayıtlar

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·     Fiziki Mekân Güvenliğinin Temini

·     Can Ve Mal Güvenliğinin Korunması Veya Bu Kapsamdaki Kurallara Uyum Sağlanması Da Dâhil Olmak Üzere; Yasal Yükümlülüklerin, Yargı Organlarının Veya Yetkili İdari Kuruluşların İstediği Gerekliliklerin Veya Taleplerinin Yerine Getirilmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukukî Sebepleri

Fiziksel mekan güvenliğine ilişkin kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından aşağıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

·       Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının f bendinde belirtilen; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukukî sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz CCTV kameraları vasıtasıyla toplanmaktadır.

Bilgi İşlem Güvenliğine İlişkin Veriler

Etkinliklerin Sanal/Çevrim İçi Platformlarda Gerçekleştirilmesi Halinde;

·       Kullanıcı Adı/Şifre Bilgisi

·       Log Kayıtları

·       Kullanılan Cihaz Bilgisi

·       Kullanılan İşletim Sitemi Bilgisi

·       Tarih/Saat Bilgisi

·       IP Bilgisi

·       Tarayıcı Bilgisi

·       Oturumda Bulunulan Süre Bilgisi

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·       Kullanılan Uygulama Ve Platformlara Katılımcıların Girişinin Sağlanması Ve Yönetilmesi,

·       Etkinliliğe Aktif ve İnteraktif Olarak Katılımın Sağlanması ve Takibi

·       Veri Sorumlusu Operasyonlarının Hukuki Güvenliğinin Temini

·       Düzenlenen Etkinliklerin İstatiksel Verilerinin Tutulması Ve Değerlendirilmesi

·       Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

·       Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Bilgi işlem güvenliğine ilişkin kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından aşağıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının f bendinde belirtilen; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
• Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının ç bendinde belirtilen; veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

hukukî sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz kullanılan sunucular ve yazılım programları vasıtasıyla toplanmaktadır.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Toplanan kişisel verileriniz Üniversite tarafından; yukarıda sayılan veri işleme amaçları ile Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde, banka hesap bilgileriniz ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi kapsamında bankalar ile; kimlik ve iletişim bilgileriniz gibi verileriniz ulaşım ve konaklama faaliyetlerinin planlanması ve icrası kapsamında seyahat, ulaşım, konaklama hizmetlerini sunan tedarikçiler ile; ad-soyadı, öğrenim ve mesleki durum ve görsel ve işitsel kayıt verileriniz açık rıza vermeniz halinde etkinliğin duyurulması amacıyla Üniversite internet sitesini veya sosyal medya hesaplarını takip veya ziyaret eden gerçek ve tüzel kişiler ve Üniversite sosyal medya hesaplarının yönetimi hususunda hizmet alınan şirketler ile; diğer yandan hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi veya ilgili mevzuatı gereği talep halinde adli makamlar veya ilgili kolluk kuvvetleri ile paylaşılabilecektir.

Kişisel Verilerin Yurt Dışında Bulunan Üçüncü Kişilerle Paylaşılması

Kişisel verileriniz, hizmet tedarik edilen firmalar bünyesindeki ilgililere gönderilen e-posta irtibat adreslerinin e-posta hizmeti altyapılarının ve etkinlik duyuruları ile görsel ve işitsel kayıtlarının yayınlandığı sosyal medya platformlarının altyapılarının yurt dışında bulunan veri merkezlerinde tutulması çerçevesinde yurt dışı ile paylaşılabilmektedir.

Veri İşleme Faaliyeti: Etkinliklerin Gerçekleştirilmesi

İşlenen Kişisel Veriler

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·         Seminer/Konferans/Sempozyum/Toplantı Gibi Etkinliklerin Planlanması Ve Düzenlenmesi

·         Etkinliklere Katılım Taleplerinin Değerlendirilmesi Ve Sonuçlandırılması

·         Etkinliklere İlişkin Davet Gönderilmesi

·         İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·         Etkinliğe İlişkin Değişiklikler Hakkında Katılımcıların Bilgilendirilmesi

·         Etkinlik Kayıtlarının Oluşturulması

·         Etkinliklere Katılımın İspatlanması

·         Etkinliklerin Sanal/Çevrim İçi Platformlarda Gerçekleştirilmesi Halinde Kullanılan Uygulama Ve Platformlara Girişin Sağlanması Ve Yönetilmesi

·         Katılımcı Sertifikalarının Düzenlenmesi ve İlgililere İletilmesinin Sağlanması

·         Düzenlenen Etkinliklerin İstatiksel Verilerinin Tutulması Ve Değerlendirilmesi

·         Düzenlenen Etkinliklere İlişkin Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kimlik Bilgisi

·       Ad-Soyadı

·       T.C. Kimlik Numarası

·       Öğrenci Kimlik Numarası

·       İmza

İletişim Bilgisi

·       E-Posta Adresi

·       Cep Telefonu Numarası

Öğrenim ve Mesleki Durumu Bilgileri

·       Bünyesinde Bulunulan veya Mezun Olunan Kurum/Fakülte/Bölüm Bilgisi

·       Bünyesinde Çalışılan Kurum Bilgisi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kimlik, iletişim ve öğrenim ve mesleki durumunuza ilişkin kişisel verileriniz, Üniversite tarafından yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

·       Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının f bendinde belirtilen; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukukî sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz basılı ve elektronik yolla yapılan başvurular esnasında tarafımıza iletmiş olduğunuz bilgi ve belgeler ve daha sonra etkinliğin gerçekleştiği esnada doldurmuş olduğunuz katılımcı listeleri vasıtasıyla toplanmaktadır.

İşlenen Kişisel Veriler

Görsel ve İşitsel Kayıt Verisi

·       Fotoğraf

·       Video

·       Ses Kaydı

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·            Etkinliklere İlişkin İçeriklerin ve Görsel Kayıtların Oluşturulması Ve Saklanması

·            Düzenlenen Etkinliklere İlişkin Kayıtların Üniversite İnternet Sitesinde Ve Sosyal Medya Platformlarında Yayınlanması

·            Üniversitemizin ve Üniversite Bünyesinde Düzenlenen Etkinliklerin Tanıtım Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·            Üniversite Bünyesinde Düzenlenen Etkinliklere İlişkin Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Görsel ve işitsel kayıtlara ilişkin kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

Kanun’un 5. maddesinin 1. fıkrasında belirtilen;

·       Açık Rıza

hukukî sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz kamera ve fotoğraf makineleri vasıtasıyla toplanmaktadır.

Veri İşleme Faaliyeti: Finans ve Muhasebe İşlemlerinin Yürütülmesi

İşlenen Kişisel Veriler

Ödeme Bilgileri

Etkinliğin Ücrete Tabi Olması Halinde;

·     Hesap Numarası

·     IBAN Numarası

·     Banka Adı/Şubesi

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·         Katılımcılardan Etkinlik Ücretlerinin Alınması ve Takibi

·         Katılımcılar Tarafından Yapılan Ödeme Kayıtlarının Tutulması

·         Muhasebesel İşlemlerin Yürütülmesi

·         Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Ödeme bilgilerine ilişkin kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından aşağıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

·          Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının c bendinde belirtilen; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukukî sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz dekontlar ve banka döküm belgeleri vasıtasıyla toplanmaktadır.

Veri İşleme Faaliyeti: Üniversite Yerleşkesinin Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

İşlenen Kişisel Veriler

Fiziksel Mekân Güvenliğine İlişkin Veriler

Etkinliklerin Fiziken / Yüz Yüze Gerçekleştirilmesi Halinde;

·         Görsel Kayıtlar

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·     Fiziki Mekân Güvenliğinin Güvenlik Kameraları Vasıtasıyla Temini

·     Can Ve Mal Güvenliğinin Korunması Veya Bu Kapsamdaki Kurallara Uyum Sağlanması Da Dâhil Olmak Üzere; Yasal Yükümlülüklerin, Yargı Organlarının Veya Yetkili İdari Kuruluşların İstediği Gerekliliklerin Veya Taleplerinin Yerine Getirilmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Fiziksel mekan güvenliğine ilişkin kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından aşağıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

·       Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının f bendinde belirtilen; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukukî sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz CCTV kameraları vasıtasıyla toplanmaktadır.

Bilgi İşlem Güvenliğine İlişkin Veriler

Etkinliklerin Sanal / Çevrim İçi Platformlarda Gerçekleştirilmesi Halinde;

·       Kullanıcı Adı/Şifre Bilgisi

·       Log Kayıtları

·       Kullanılan Cihaz Bilgisi

·       Kullanılan İşletim Sistemi Bilgisi

·       Tarih/Saat Bilgisi

·       IP Bilgisi

·       Tarayıcı Bilgisi

·       Oturumda Bulunulan Süre Bilgisi

Kişisel Veri İşleme Amaçları

·            Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

·            Kullanılan Uygulama Ve Platformlara Katılımcıların Girişinin Sağlanması Ve Yönetilmesi,

·            Etkinliğe Aktif ve İnteraktif Olarak Katılımın Sağlanması ve Takibi

·            Veri Sorumlusu Operasyonlarının Hukuki Güvenliğinin Temini

·            Düzenlenen Etkinliklerin İstatiksel Verilerinin Tutulması Ve Değerlendirilmesi

·            Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

·            Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukukî Sebepleri

Bilgi işlem güvenliğine ilişkin kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından aşağıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda;

·       Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

·       Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının f bendinde belirtilen; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

·       Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının ç bendinde belirtilen; veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

hukukî sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz kullanılan sunucular ve yazılım programları vasıtasıyla toplanmaktadır.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Toplanan kişisel verileriniz Üniversite tarafından; yukarıda sayılan veri işleme amaçları ile Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde, hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi veya ilgili mevzuatı gereği talep halinde adli makamlar veya ilgili kolluk kuvvetleri ile ve açık rıza vermeniz halinde görsel ve işitsel kayıtlarınız Üniversite sosyal medya hesaplarının yönetimi hususunda hizmet alınan şirketler ile ve Üniversite internet sitesini veya sosyal medya hesaplarını takip veya ziyaret eden gerçek ve tüzel kişiler ile paylaşılabilecektir.

Kişisel Verilerin Yurt Dışında Bulunan Üçüncü Kişilerle Paylaşılması

Kişisel verileriniz, Üniversite sosyal medya hesaplarının yönetimi hususunda hizmet alınan şirketler bünyesindeki ilgililere gönderilen e-posta irtibat adreslerinin e-posta hizmeti altyapılarının ve etkinliğe ilişkin görsel ve işitsel kayıtlarının açık rıza vermeniz halinde yayınlanacağı sosyal medya platformlarının altyapılarının yurt dışında bulunan veri merkezlerinde tutulması çerçevesinde yurt dışı ile paylaşılabilmektedir.