Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Öğrenci Konuk Evi Aydınlatma Metni
KONYA GIDA VE TARIM ÜNİVERSİTESİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN ÖĞRENCİ KONUK EVİ AYDINLATMA METNİ | |
Doküman No. | Revizyon Tarihi/No |
KVK-23 |
|
Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi (Bundan böyle kısaca “Üniversite” olarak anılacaktır.) tarafından veri sorumlusu sıfatıyla, özel hayatın gizliliğinin korunması prensibi başta olmak üzere; Öğrenci Evi Barınma Sözleşmesi çerçevesinde Üniversite bünyesindeki öğrenci konuk evlerinde barınan kişilerin kişisel verileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında Kanun’a uygun olarak kaydedilecek, sınıflandırılacak, saklanacak, güncellenecek ve Kanun’da sayılan işlenme şartları çerçevesinde işlenecek, mevzuatın izin verdiği durumlarda ve ölçüde üçüncü kişilere aktarılacaktır.
1. İLGİLİ KİŞİ
Aydınlatma Metni kapsamındaki veri sahibi ilgili kişiler, Öğrenci Evi Barınma Sözleşmesi çerçevesinde Üniversite bünyesindeki öğrenci konuk evlerinde barınan kişiler dahilindeki tüm gerçek kişilerdir.
2. VERİ SORUMLUSU VE TEMSİLCİSİNİN KİMLİĞİ
Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin sorularınız için kvk@gidatarim.edu.tr e-posta adresi üzerinden Üniversite İrtibat Kişisi ile iletişime geçebilirsiniz. İşbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen kanal ve yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlar ve hukuki sebepler dahilinde Üniversite tarafından işlenmektedir.
Veri İşleme Faaliyeti: Yurt Kayıt İşlemlerinin ve Barınma Hizmeti Faaliyetinin Yürütülmesi | ||
İşlenen Kişisel Veriler Kimlik Bilgisi · Ad-Soyadı · T.C. Kimlik Numarası/Yabancı Kimlik Numarası · İmza İletişim Bilgisi · E-Posta Adresi, Cep Telefonu Numarası · İkametgah Adresi Öğrenim Bilgileri · Fakülte/Bölüm Bilgisi Hizmet Bilgileri · Barınma Tarihi, Oda Numarası Diğer Bilgiler · Giriş-Çıkış Saatleri, Misafir Bilgisi · İzinli Olunan Tarih Bilgisi · Talep/İstek Konusu · Disiplin/Ceza Durumu Üçüncü Kişilere İlişkin Bilgiler · Yakınının Adı-Soyadı · Yakınının Telefon Numarası Öğrencinin Reşit Olmaması Halinde Veliye Ait; · Ad-Soyadı, T.C. Kimlik Numarası · İmzası, Telefon Numarası | Kişisel Veri İşleme Amaçları · Öğrencilere Barınma Hizmetinin Sunulması · Öğrenci Konuk Evi Kayıtlarının Alınması ve Yönetilmesi · Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi · Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi · Öğrenci Konuk Evine Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi · Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi · İç Denetim/ Soruşturma Faaliyetlerinin Yürütülmesi · Öğrencilerin Öğrenci Konuk Evi Kurallarına Uyumun Takibi ve Denetimi · Kurallara Uymayan Öğrenciler Hakkında Gerekli Disiplin Süreçlerinin Yönetilmesi · İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi · Öğrenci Konuk Evine Giriş-Çıkışlarının Kontrol Edilmesi · Yasal Temsilcinin Onayının Alınması · Kartlı Geçiş Sistemine Entegrasyonun Sağlanması · Acil ve Önemli Durumlarda Yasal Temsilciye Ulaşılabilmesi · Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi · Saklama ve Arşiv Faaliyetinin Yürütülmesi | |
Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukukî Sebepleri Kişisel verileriniz, Üniversite tarafından yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda; Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukukî sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. | ||
Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz öğrenci evi barınma sözleşmeleri, izin/talep dilekçe ve formları, kimlik fotokopileri ve öğrenci konuk evlerine giriş esnasında kullanılan yarı otomatik kartlı geçiş veri kayıt sistemleri aracılığıyla toplanmaktadır. | ||
Veri İşleme Faaliyeti: Ödeme İşlemlerinin Yürütülmesi | ||
İşlenen Kişisel Veriler Kimlik Bilgileri · Ad-Soyadı · T.C. Kimlik Numarası/Yabancı Kimlik Numarası Finans Bilgileri · Ücret Miktarı, Ödeme Şekli (Peşin/Taksit) · Peşinat Bedeli, Depozito Bedeli · Taksit Tarihleri ve Miktarları | Kişisel Veri İşleme Amaçları · Finans ve Muhasebe İşlemlerinin Yürütülmesi · Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi · Ödeme Karşılığında Makbuz Düzenlenmesi ve İbraz Edilmesi · Ödeme Planının Belirlenmesi ve Plana Uyulmasının Denetimi · Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi · Yapılan Ödemelerin Kayıt Altına Alınması · Ödemeler Konusunda Hatırlatma ve Uyarı Yapılması · Öğrenci Tarafından Verilebilecek Öğrenci Konuk Evinde Bulunan Eşyalara Zararlara Karşı Maddi Önlem Alınması | |
Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukukî Sebepleri Kişisel verileriniz, Üniversite tarafından yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda; Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukukî sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. | ||
Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz öğrenci evi barınma sözleşmeleri, makbuzlar, ödeme dekontları vb. belgeler vasıtasıyla toplanmaktadır. | ||
Veri İşleme Faaliyeti: Üniversite Yerleşkesinin ve Öğrenci Konuk Evinin Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi | ||
Fiziksel Mekan Güvenliği Verisi · Görsel Kayıtlar | Kişisel Veri İşleme Amaçları · Fiziki Mekân Güvenliğinin Temini İçin Kamera Kayıtları, Turnike/Kartlı Geçiş Sistemleri Vasıtasıyla Takip Yapılması · Can Ve Mal Güvenliğinin Korunması Ve Bu Kapsamdaki Kurallara Uyum Sağlanması Dâhil Olmak Üzere; Yasal Yükümlülüklerin, Yargı Organlarının, Yetkili İdari Kuruluşların İstediği Gerekliliklerin, Taleplerinin Yerine Getirilmesi | |
Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukukî Sebepleri Kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukukî sebebine dayanılarak işlenmektedir. | ||
Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz CCTV kameraları vasıtasıyla toplanmaktadır. | ||
İşlenen Kişisel Veriler Bilgi İşlem Güvenliği Öğrenci Konuk Evlerinde Bulunan Wi-Fi Ağını Kullanmanız Halinde · Ad-Soyadı, T.C. Kimlik Numarası · Doğum Tarihi · Log Kayıtları, Kullanılan Cihaz Bilgisi · Kullanılan İşletim Sistemi Bilgisi · Tarih/Saat Bilgisi, IP Bilgisi · Tarayıcı Bilgisi · Oturumda Bulunulan Süre Bilgisi · Ziyaret Edilen Sayfa Bilgileri | Kişisel Veri İşleme Amaçları
· Öğrenci Konuk Evinde Kalan Öğrencilere İnternet Erişimi Hizmetinin Sunulması · Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi · Veri Sorumlusu Operasyonlarının Hukuki Güvenliğinin Temini · Üniversite Bünyesindeki Kişilerin Güvenliğinin Temini · İleride Delil Olarak Kullanılabilmesi · Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi · Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi | |
Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukukî Sebepleri | ||
Bilgi işlem güvenliğine ilişkin kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda; Kanunlarda (5651 Sayılı Kanun) açıkça öngörülmesi, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukukî sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. | ||
Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz kullanılan sunucular ve yazılım programları (Hotspot) vasıtasıyla toplanmaktadır. | ||
3. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Toplanan kişisel verileriniz Üniversite tarafından; yukarıda sayılan veri işleme amaçları ile Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde, hukuki danışmanlık hizmeti alma amacıyla hukuk birimleri ile, hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi veya ilgili mevzuatı gereği talep halinde adli makamlar veya ilgili kolluk kuvvetleri ile paylaşılabilecektir. Alınan izin bilgilerine ve izin alınmaksızın öğrenci konuk evine geç giriş yapılması veya devamsızlık yapılması halinde ilgili duruma ve giriş-çıkış saatlerine ilişkin verileriniz, açık rıza vermeniz veya reşit olmamanız halinde; acil ve önemli olabilecek durumlar hakkında yakınlarımın bilgilendirebilmesi amacıyla sözleşmenin kurulması ve sonrasında ifası esnasında tarafımızla paylaşmış olduğunuz bilgilere istinaden yakınlarınızla paylaşılacaktır.
4. KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINDA BULUNAN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI
Kişisel verileriniz, ilgililere gönderilen e-posta irtibat adreslerinin e-posta hizmeti altyapılarının yurt dışında bulunan veri merkezlerinde tutulması çerçevesinde yurt dışı ile paylaşılabilmektedir.
5. KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARINIZ
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi ilgili kişi başvuru prosedüründe düzenlenen yöntemlerle www.gidatarim.edu.tr web adresinde yayınlanan İlgili Kişi Başvuru Formu’nu doldurmak veya Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen, ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, mevcut ise bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusunu yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Üniversite’ye daha önce bildirilen ve Üniversite’nin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle kimliğiniz teyit edilebilir bir biçimde Üniversite’ye ait aşağıda belirtilen Melikşah Mah. Beyşehir Cad. No:9 42080 Meram / Konya adresine veyahut kvk@gidatarim.edu.tr irtibat adresine iletmeniz durumunda Üniversite, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve tebliğden itibaren en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Üniversite tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri; kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Veri Sorumlusu : Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi
Adres : Melikşah Mah. Beyşehir Cad. No:9 42080 Meram / Konya
Telefon : 444 48 83
